Создание электронного архива

Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений. Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Появляется оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам – поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Преимуществами работы с электронными архивами являются:

• длительное хранение без потери качества документов, цифровые документы временем не разрушаются и могут храниться практически вечно;
• быстрый поиск и доступ к документам, с одним и тем же документом может работать несколько пользователей;
• упрощённое внесение изменений;
• работа с документами, учитывающими все последние обновления;
• быстрый вывод на печать.

Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:

1. Сканирование документов. В результате создаются точные копии документов со всеми подписями, резолюциями, печатями и т.д.
2. Индексация документов. Электронные документы индексируются по различным информационным полям: номер документа, дата создания, название и т.д.
3. Наполнение электронного архива. Главное требование к электронному архиву – обеспечение сохранности документов. Электронный архив имеет средства восстановления после сбоев.

Создать можно различные электронные архивы: архивы бухгалтерской документации, электронные картотеки персональных данных кадровых служб, электронные архивы конструкторской и технологической документации и т. д. Учитывая массу достоинств электронного архива: удобно, выгодно, экономично, необходимо на каждом предприятии создавать электронные архивы и поручать это дело надо специалистам, которые занимаются созданием электронных архивов профессионально.